Die Schwaiger Group GmbH ist ein familiengeführtes, junges, motiviertes und ständig wachsendes Münchner Unternehmen und sucht ab sofort eine(n)
Office Management / Executive Assistent
(m / w / d)
Wir, bei der Schwaiger Group, leben und gestalten Werte gemeinsam. Unsere Unternehmenskultur basiert auf einem System geteilter Werte:
Leidenschaft / Genauigkeit / Hands-on / Neugier / Einsatz
Denn: Anspruch und Haltung sind für uns das Fundament erfolgreicher Arbeit. Dem familiären Miteinander fühlen wir uns als Unternehmensgruppe ebenso verpflichtet wie regionalen Strukturen und langfristigen Geschäftsbeziehungen.
Deine Rolle
Office Management- Führung des Empfangs
- Führen der Telefonzentrale
- Bearbeitung & Einscannen der Tagespost sowie deren Weiterleitung im Programm ELO enterprise an die zuständigen Mitarbeiter
- Führen & Kontrollieren der täglichen „to-do-Liste“
- Unterstützung der Geschäftsführung
- Unterstützung der Projektentwicklung
- Führen der Korrespondenz
- Korrespondenz mit Behörden, Beratern & Dienstleistern
- Führen des Office während der Abwesenheit von CEO / CFO
- Interne Vertretung der Projektleitung
- Externe Vertretung der Projektleitung nach Rücksprache
- Mitwirkung bei Qualitätssicherung der Betriebsabläufe
- Vorbereitung von Meetings & Teamevents
- Stammdatenpflege
Executive Assistent
- Führung & Abstimmung & Koordination des Terminkalenders des CEO
- Sicherstellung eines effizienten, einwandfreien Tagesablaufs des CEO
- Übernahme der Kommunikation mit Geschäftspartnern im Namen der Geschäftsleitung
- Kommunikation und Beauftragung sowie Abstimmung mit Mitarbeitern
- Erledigung administrativer Tätigkeiten im 360°-Bereich der Immobilie
- Kompetente Vertretung der Geschäftsleitung
- Vorbereitung von Terminen, sowohl planerisch, als auch inhaltlich
- Nachbereitung von Terminen & Telefonaten
- Ablage & Digitalisierung von Dokumenten
- Administration im Bereich Nachbereitung & Aufarbeitung
Deine Vorteile
- Du arbeitest in einem tollen Team in modernen Büroräumen
- Die Hierarchien bleiben flach und die Entscheidungswege sind kurz
- Die interne Kommunikation bleibt auf Augenhöhe und der CEO lebt die Open-Door-Policy
- Kostenlose Getränke gehören ebenso zur Stärkung wie frisches Obst oder Schokoriegel
- Unsere Teamevents sind außergewöhnlich
- Bei uns wirst Du dich sowohl fachlich als auch persönlich weiterentwickeln
- Wenn Du Mobil bleiben willst, bieten wir einen Dienstwagen
- Wir leben die vier-Tage-Woche
Dein Profil
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung / oder ein Studium?
- Du verfügst über ein sicheres Auftreten?
- Du lebst die selbstständige Arbeitsweise?
- Du besitzt Kommunikationsstärke?
- Deine Anwenderkenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen sind sehr gut?
- Organisationsstärke & gutes Zeitmanagement gehören zu Deiner Stärke?
- Du erkennst Prioritäten?
- Loyalität und Diskretion sind für Dich selbstverständlich?
- Du willst in einem jungen, motivierten und starken Team mitwirken?